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LesahrWeb pour secrétariat et direction :
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- Configuration académique annuelle :
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Panneau latéral
admin_conf_communication
Administration du système : configuration de la communication (modèles de mails …)
Il s'agit ici de définir le sujet et le contenu des mails adressés aux élèves. Dans ces deux rubriques, il est possible d'utiliser des macro-mots qui seront remplacés par des valeurs précises, par exemple les nom, prénom et matricule de l'élève.
Les macro-mots sont soit :
- réservés au
sujetde la communication - réservés au
contenu(corps) de la communication
Ils peuvent être soit :
- généraux, c'est-à-dire utilisables dans tous les modèles de communication
- particuliers à un modèle de communication
Lesahrweb affiche ceci très clairement sur l'écran.
Conseil : pour éviter les erreurs, copiez le macro-mot de la liste, puis collez-le dans la rubrique sujet ou contenu.
ATTENTION : La réception d'un mail n'est pas toujours optimale car les logiciels de messagerie ont tendance à diriger vers les SPAMS les messages avec document PDF annexé ou ceux commençant par une adresse info@… Il semble judicieux de donner, à l'élève ou au(x) responsable(s), le conseil de créer une boîte aux lettres au nom de l'établissement, associée à une règle qui range automatiquement les mails adressés par l'établissement.
Vocabulaire général pour le publipostage
C'est la liste des macro-mots utilisables dans tous les modèles de communication.
Modèle de mail • Envoi de l'annexe G
L'annexe G est la fiche d'inscription telle qu'imposée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans Gestion des inscriptions, la commande [ Envoyer la fiche élève par mail ] permet :
- de générer l'annexe G au format PDF
- d'annexer ce document à un mail adressé à l'élève, pour autant bien sûr qu'une adresse mail soit enregistrée
- d'envoyer le mail
Vous réglez, dans votre style ou celui défini par l'établissement, les sujet et contenu. Les macro-mots seront remplacés par les valeurs correspondantes de la fiche élève, ou celles de l'institution.
Modèle de mail • Virement
Vous réglez ici les textes appropriés à l'envoi d'un virement. Lesahrweb peut écrire le solde à payer (Il serait indélicat de réclamer un montant indu). Le solde à payer est évidemment fonction de l'encodage des paiements. L'encodage devrait être à jour et vérifié.
Dans Édition d'une inscription, la commande [ Envoyer le virement par mail ] rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.
Modèle de mail • Relance des paiements
Comme le modèle précédent, mais dans un contexte différent. Il est d'usage de “mettre des gants” (les erreurs d'encodage, les oublis … existent) tout en se montrant plus ferme.
Dans Édition d'une inscription, la commande [ Envoyer la relance par mail ] rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.
Modèle de mail • Confirmation de la demande d'inscription
Dans le cadre d'une inscription “en ligne” (voir Administration du système : configuration globale de l'application, Inscriptions 2.0), Lesahrweb compose un mail à partir de ce modèle. Le mail est envoyé :
- à l'élève (à toutes les adresses mails notées dans sa fiche signalétique)
- à l'établissement, à l'adresse renseignée dans
e-mail général(voir Coordonnées).
Il important de prévoir, dans contenu, toutes les informations dont le secrétariat aura besoin pour inscrire l'élève. Les macro-mots y pourvoient.
admin_conf_communication.txt · Dernière modification: 25/07/2021 09:49 de LesahrWeb
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