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Fusion de 2 matricules
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Cette fonction est décrite sur l'écran. Elle est prévue pour corriger l'encodage d'un même élève sous deux matricules différents, situation qui se produit quand le nom ou le prénom sont mal orthographiés, ou encore quand la date de naissance est incorrecte. Il vaut mieux éliminer ce doublon dès que possible, notamment :
- pour que l'historique des curriculums de l'élève soit complet
- pour utiliser les bons numéros de téléphone et GSM
- pour employer la bonne adresse email
- …
Avant d'activer la fusion :
- recherchez et notez les deux matricules élèves (voir Gestion des élèves)
- copiez le 1er dans “Identité 1”
- copiez le 2e dans “Identité 2”
- sortez de l'édition de la rubrique (clic une zone blanche de la fenêtre)
Lesahrweb vérifie que les deux matricules existent et correspondent à deux fiches élèves. Dans ce cas, il :
- met l'identité la plus ancienne (= numéro de matricule plus petit) à gauche
- affiche les informations de chaque identité
- donne un aperçu de l'identité fusionnée
Si les deux matricules existent, le bouton “Fusionner” est accessible, sinon il est désactivé (gris). Toute modification des matricules impose de nouveaux contrôles (matricules existants).
Si vous êtes certain, activez la fusion ; comme indiqué en rouge, l'opération est <html><font color=“red”><b>IRRÉVERSIBLE</b></font></html>.
Après la fusion, Lesahrweb affiche le rapport de l'exécution de l'opération.
Astuce : la fusion de 2 matricules garde les informations les plus récentes parce qu'elles ont une bien plus grande probabilité d'être correctes. Toutefois, dans les rares cas où vous souhaiteriez conserver d'anciennes données, faites au préalable une copie d'écran de la fiche signalétique la plus ancienne ; vous serez en mesure de reporter les données sur la fiche conservée.
Importation des "écoles"
Certains écoles disposent d'un fichier tabulé de provenance externe à Lesahrweb. Un fois ce fichier correctement formaté, il est possible d'importer une population d'élèves en une seule fois.
Listing des élèves irréguliers
Pour l'année académique, Lesahrweb recherche :
- les élèves inscrits plus d'une fois au même cours, notés DOUBLONS
- les élèves qui ne sont pas réguliers, c'est-à-dire à qui il manque une ou plusieurs périodes de cours, notés manque(nt) x période(s)
Dans cette recherche, Lesahrweb
- ne tient pas compte de l'article 13. - Par dérogation à l'article 12, pour tout élève inscrit à un cours de base d'une filière de formation, la durée minimale hebdomadaire de fréquentation des cours peut être atteinte en comptabilisant toute(s) autre(s) période(s) de cours régulièrement suivie(s) simultanément dans l'enseignement secondaire artistique à horaire réduit.
- tient compte des cours suivis dans une autre école ESAHR, pour autant qu'ils aient été encodés (voir Gestion des inscriptions, Curriculums)
La liste affichée comporte à chaque ligne une commande [<html><font color=“red”> Détails </font></html>] qui mène à la Gestion des inscriptions.
Conseil : pour ne pas perdre cette liste (et économiser le temps de la recommencer), faites un clic-droit sur [<html><font color=“red”> Détails </font></html>].
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Dans le menu local qui s'affiche, choisissez “ouvrir le lien dans un nouvel onglet” ou “ouvrir le lien dans une nouvelle fenêtre”. Les éditions terminées, fermez l'onglet (ou la fenêtre) pour revenir à la liste.
Suppression de tous les curriculums vides (sans cours) ET des fiches élèves orphelines (sans inscriptions)
Processus de maintenance de la base de données permettant de supprimer les inscriptions qui n'ont pas abouti (crash du poste de l'utilisateur, déconnexions wi-fi …)
Redémarrage et test du convertisseur PDF
Permet de tester, voire de redémarrer, le bon fonctionnement du convertisseur PDF.