Il s'agit ici de définir le sujet et le contenu des mails adressés aux élèves. Dans ces deux rubriques, il est possible d'utiliser des macro-mots qui seront remplacés par des valeurs précises, par exemple les nom, prénom et matricule de l'élève.

Les macro-mots sont soit :

• réservés au sujet de la communication
• réservés au contenu (corps) de la communication

Ils peuvent être soit :

• généraux, c'est-à-dire utilisables dans tous les modèles de communication
• particuliers à un modèle de communication

Lesahrweb affiche ceci très clairement sur l'écran.

Conseil : pour éviter les erreurs, copiez le macro-mot de la liste, puis collez-le dans la rubrique sujet ou contenu.

ATTENTION : La réception d'un mail n'est pas toujours optimale car les logiciels de messagerie ont tendance à diriger vers les SPAMS les messages avec document PDF annexé ou ceux commençant par une adresse info@… Il semble judicieux de donner, à l'élève ou au(x) responsable(s), le conseil de créer une boîte aux lettres au nom de l'établissement, associée à une règle qui range automatiquement les mails adressés par l'établissement.

C'est la liste des macro-mots utilisables dans tous les modèles de communication.

L'annexe G est la fiche d'inscription telle qu'imposée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans Gestion des inscriptions, la commande [ Envoyer la fiche élève par mail ] permet :

• de générer l'annexe G au format PDF
• d'annexer ce document à un mail adressé à l'élève, pour autant bien sûr qu'une adresse mail soit enregistrée
• d'envoyer le mail

Vous réglez, dans votre style ou celui défini par l'établissement, les sujet et contenu. Les macro-mots seront remplacés par les valeurs correspondantes de la fiche élève, ou celles de l'institution.

Vous réglez ici les textes appropriés à l'envoi d'un virement. Lesahrweb peut écrire le solde à payer (Il serait indélicat de réclamer un montant indu). Le solde à payer est évidemment fonction de l'encodage des paiements. L'encodage devrait être à jour et vérifié.

Dans Édition d'une inscription, la commande [ Envoyer le virement par mail ] rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.

Comme le modèle précédent, mais dans un contexte différent. Il est d'usage de “mettre des gants” (les erreurs d'encodage, les oublis … existent) tout en se montrant plus ferme.

Dans Édition d'une inscription, la commande [ Envoyer la relance par mail ] rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.

Dans le cadre d'une inscription “en ligne” (voir Administration du système : configuration globale de l'application, Inscriptions 2.0), Lesahrweb compose un mail à partir de ce modèle. Le mail est envoyé :

• à l'élève (à toutes les adresses mails notées dans sa fiche signalétique)
• à l'établissement, à l'adresse renseignée dans e-mail général (voir Coordonnées).

Il important de prévoir, dans contenu, toutes les informations dont le secrétariat aura besoin pour inscrire l'élève. Les macro-mots y pourvoient.