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gestion_eleves_absences

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gestion_eleves_absences [06/07/2021 13:41] – [3. Rapports aux professeurs] christian.lalunegestion_eleves_absences [13/07/2021 07:31] (Version actuelle) – [Édition] christian.lalune
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 Ce module a pour objectif de centraliser la gestion des absences : Ce module a pour objectif de centraliser la gestion des absences :
-  * les professeurs encodent les relevés d'absences via l'intranet professeur (voir [[profs_absences|Intranet  professeur Absences]]) ; le secrétariat peut aussi le faire ponctuellement.+  * les professeurs encodent les relevés d'absences via l'intranet professeur (voir [[profs_absences|Absences (intranet professeur)]]) ; le secrétariat peut aussi le faire ponctuellement.
   * le secrétariat   * le secrétariat
     * reçoit tous les justificatifs d'absences, déposés par les élèves, les parents, les professeurs, reçus par la poste ou mail. La Fédération Wallonie-Bruxelles accepte uniquement les écrits (un SMS est refusé).     * reçoit tous les justificatifs d'absences, déposés par les élèves, les parents, les professeurs, reçus par la poste ou mail. La Fédération Wallonie-Bruxelles accepte uniquement les écrits (un SMS est refusé).
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     * Trois commandes     * Trois commandes
       * **[**<html><font color="red">&nbsp;reset&nbsp;</font></html>**]** met les filtres à leur valeur initiale.       * **[**<html><font color="red">&nbsp;reset&nbsp;</font></html>**]** met les filtres à leur valeur initiale.
-      *  **[**<html><font color="red">&nbsp;Rechercher&nbsp;</font></html>**]** lance la recherche en fonction des filtres choisis +      *  **[**<html><font color="red">&nbsp;Rechercher&nbsp;</font></html>**]** lance la recherche en fonction des filtres choisis\\ Nombre d'absences : ignoré. 
-      *  **[**<html><font color="red">&nbsp;Analyser&nbsp;</font></html>**]** lance l'analyse en fonction des filtres choisis+      *  **[**<html><font color="red">&nbsp;Analyser&nbsp;</font></html>**]** lance l'analyse en fonction des filtres choisis\\ Types d'absences et Communiquées : ignorés.
   - la liste des élèves correspondant aux critères de recherche ou d'analyse, une fois les commandes correspondantes actionnées ;   - la liste des élèves correspondant aux critères de recherche ou d'analyse, une fois les commandes correspondantes actionnées ;
   - Quatre commandes qui sont développées ci-dessous   - Quatre commandes qui sont développées ci-dessous
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 Quatre filtres vont s'afficher successivement : Quatre filtres vont s'afficher successivement :
   * Professeur   * Professeur
-  * Cours (le menu est construit en fonction du professeur choisi) +  * Cours 
-  * Degré (le menu est construit en fonction des élèves inscrits au cours choisi) +  * Degré 
-  * Classe (le menu est construit en fonction des élèves inscrits au cours choisi)+  * Classe 
 + 
 +Il n'est pas nécessaire d'actionner les quatre filtres ; choisissez ce qui est plus adéquat. Les contenus des menus dépendent les uns des autres. Par exemple, le choix d'un professeur conditionne les cours, degré et classe. Sinon, tous les professeurs, cours, degré et classe apparaissent.
  
 ''Lesahr<sup>web</sup>'' affiche la liste des élèves répondant aux critères choisis. ''Lesahr<sup>web</sup>'' affiche la liste des élèves répondant aux critères choisis.
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 ===== 2. Demandes de justification ===== ===== 2. Demandes de justification =====
  
-Objectif : rappeler à l'élève, ou au(x) responsable(s), que une ou plusieurs absences sont toujours injustifiées. Le rappel se fait en priorité par email, avec un document ''PDF'' qui donne la liste exhaustive des dates et cours à justifier.+Objectif : rappeler à l'élève, ou au(x) responsable(s), que une ou plusieurs absences sont toujours injustifiées. Le rappel se fait en priorité par mail, avec un document ''PDF'' annexé qui donne la liste exhaustive des dates et cours à justifier.\\ Une recherche pertinente doit être faite préalablement (voir [[gestion_eleves_absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus).
  
 **[**<html><font color="red">&nbsp;Demandes de justification&nbsp;</font></html>**]** agit selon deux cas de figures : **[**<html><font color="red">&nbsp;Demandes de justification&nbsp;</font></html>**]** agit selon deux cas de figures :
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 Dans les deux cas, un document ''PDF'' est annexé au message. Pour le secrétariat, il est facile d'imprimer le document ''PDF'' qui est conçu pour être plié en trois, l'adresse étant positionnée pour apparaître correctement dans une enveloppe à fenêtre. Dans les deux cas, un document ''PDF'' est annexé au message. Pour le secrétariat, il est facile d'imprimer le document ''PDF'' qui est conçu pour être plié en trois, l'adresse étant positionnée pour apparaître correctement dans une enveloppe à fenêtre.
  
-__ATTENTION__ +**ATTENTION** : La réception d'un mail n'est pas toujours optimale car les logiciels de messagerie ont tendance à diriger vers le SPAM (= courriels indésirables) les messages avec document ''PDF'' annexé ou ceux commençant par une adresse info@... Il semble judicieux de donner, à l'élève ou au(x) responsable(s), le conseil de créer une boîte aux lettres au nom de l'établissement, associée à une règle qui range automatiquement les mails adressés par l'établissement.
-  - Cette commande agit sur la liste affichée, il convient donc de filtrer cette liste de façon appropriée et pertinente (voir [[gestion_eleves_absences#Rechercher ou Analyser des absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus) +
-  - La réception d'un mail n'est pas toujours optimale car les logiciels de messagerie ont tendance à diriger vers les SPAMS les messages avec document ''PDF'' annexé ou ceux commençant par une adresse info@... Il semble judicieux de donner, à l'élève ou au(x) responsable(s), le conseil de créer une boîte au lettres au nom de l'établissement, associée à une règle qui range automatiquement les mails adressés par l'établissement.+
  
  
-__Astuce__+__Astuce pour le secrétariat__
  
 Un logiciel de messagerie permet de créer des "boîtes aux lettres" (dossiers) et d'enregistrer des **règles**. Mettez ces comportements à profit : Un logiciel de messagerie permet de créer des "boîtes aux lettres" (dossiers) et d'enregistrer des **règles**. Mettez ces comportements à profit :
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     * déplacez l'email dans la boîte "absences-imprimées".     * déplacez l'email dans la boîte "absences-imprimées".
  
-Le travail est terminé dès que la boîte aux lettres "envois_absences" est vide. Vous avez la trace des envois dans les boîtes aux lettres "absences_relevés" et "absences_envoyées".+Le travail est terminé dès que la boîte aux lettres "envois_absences" est vide. Vous avez la trace des envois dans les boîtes aux lettres "absences_relevés" et "absences_imprimées".
  
  
 ===== 3. Rapports aux professeurs ==== ===== 3. Rapports aux professeurs ====
  
-Objectif : communiquer aux professeurs la liste des absences justifiées, pour tous leurs cours, classes ou élèves, de manière à remplir correctement leurs registres de fréquentation. Une recherche pertinente doit être faite préalablement (voir [[gestion_eleves_absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus).+Objectif : communiquer aux professeurs la liste des absences justifiées, pour tous leurs cours, classes ou élèves, de manière à remplir correctement leurs registres de fréquentation.\\ Une recherche pertinente doit être faite préalablement (voir [[gestion_eleves_absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus).
  
 **[**<html><font color="red">&nbsp;Rapports aux professeurs&nbsp;</font></html>**]** **En fonction de la liste d'absences affichées**, ''Lesahr<sup>web</sup>'' établit un document ''PDF'' par professeur.  **[**<html><font color="red">&nbsp;Rapports aux professeurs&nbsp;</font></html>**]** **En fonction de la liste d'absences affichées**, ''Lesahr<sup>web</sup>'' établit un document ''PDF'' par professeur. 
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 ===== 4. Relevés aux professeurs ===== ===== 4. Relevés aux professeurs =====
  
-**[**<html><font color="red">&nbsp;Relevés aux professeurs&nbsp;</font></html>**]** En fonction de la liste d'absences affichées, on cherche pour chaque élève **TOUTES** les absences dans la période choisie, pour tous les cours.+Objectif : communiquer aux professeurs ou à la direction un bilan de fréquentation, c'est-à-dire établir la liste exhaustive des absences des élèves, pour **tous** les cours suivis par ces élèves. On pourra observer qu'un élève est assidu à tous les cours, ou au contraire, par exemple, qu'il est régulièrement absent à un cours en particulier.\\ Une recherche pertinente doit être faite préalablement (voir [[gestion_eleves_absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus). 
 + 
 +**[**<html><font color="red">&nbsp;Relevés aux professeurs&nbsp;</font></html>**]** **En fonction de la liste d'absences affichées**, on cherche pour chaque élève **TOUTES** les absences dans la période choisie, pour tous les cours.
  
 ''Lesahr<sup>web</sup>'' établit un document ''PDF'' par couple professeur+élève. Les données sont triées par date. Le document est annexé à un mail envoyé au professeur et à l'établissement. ''Lesahr<sup>web</sup>'' établit un document ''PDF'' par couple professeur+élève. Les données sont triées par date. Le document est annexé à un mail envoyé au professeur et à l'établissement.
- 
-Le professeur, et la direction, disposent de cette façon d'un bilan de fréquentation. Ils peuvent observer qu'un élève est assidu à tous les cours, ou au contraire, par exemple, qu'il est régulièrement absent à un cours en particulier. 
- 
-__ATTENTION__ : cette commande agit sur la liste affichée, il convient donc de filtrer cette liste de façon appropriée et pertinente (voir [[gestion_eleves_absences#Rechercher ou Analyser des absences|Rechercher ou Analyser des absences]] ci-dessus) 
  
  
-__Astuce__+__Astuce pour le secrétariat__
  
 Tant pour les rapports que pour les relevés, il semble judicieux de créer des règles dans l'outil de messagerie afin de classer automatiquement les mails reçus. Tant pour les rapports que pour les relevés, il semble judicieux de créer des règles dans l'outil de messagerie afin de classer automatiquement les mails reçus.
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 À la fin de chaque ligne des absences affichées, en fonction de votre recherche, deux commandes : À la fin de chaque ligne des absences affichées, en fonction de votre recherche, deux commandes :
   * **[**<html><font color="red">Détails</font></html>**]** ouvre l'édition de l'absence   * **[**<html><font color="red">Détails</font></html>**]** ouvre l'édition de l'absence
-  * **[**<html><font color="red">Supprimer</font></html>**]** supprime la ligne. Cette commande est indispensable car les utilisateurs commettent des erreurs, telles encodage d'une mauvaise date, choix erroné de l'élève. Afin de ne pas réclamer une justification à un élève qui était présent, la suppression de la ligne d'absence erronée est nécessaire.+  * **[**<html><font color="red">Supprimer</font></html>**]** supprime la ligne. Cette commande est indispensable car les utilisateurs commettent des erreurs, telles : 
 +    * encodage d'une mauvaise date, 
 +    * choix erroné de l'élève, 
 +    * double encodage. 
 +  
 +Afin de ne pas réclamer une justification à un élève qui était présent, la suppression ou la correction de la ligne d'absence erronée est nécessaire.
  
 ==== Édition ==== ==== Édition ====
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 L'écran affiche le professeur, le cours, le degré, la classe et l'élève concerné, ensuite la date de l'absence. Cette dernière est fonction du relevé d'absences effectué par le professeur ou par le secrétariat. L'écran affiche le professeur, le cours, le degré, la classe et l'élève concerné, ensuite la date de l'absence. Cette dernière est fonction du relevé d'absences effectué par le professeur ou par le secrétariat.
  
-Les rubriques suivantes : +Les rubriques qui suivent : 
-  * ''Date du rapport'' est la date à laquelle le secrétariat a demandé le rapport au professeur (voir Rapports aux professeurs ci-dessus) +  * ''Date du rapport'' : est la date à laquelle le secrétariat a demandé le rapport au professeur (voir [[gestion_eleves_absences#3. Rapports aux professeurs|Rapports aux professeurs]] ci-dessus) 
-  * ''Date du relevé'' idem pour le relevé au professeur (voir Relevés aux professeurs ci-dessus). Les 2 dates sont mises à jour en fonction des envoies. +  * ''Date du relevé'' : idem pour le relevé au professeur (voir [[gestion_eleves_absences#4. Relevés aux professeurs|Relevés aux professeurs]] ci-dessus).\\ Les 2 dates sont mises à jour en fonction des envoies. 
-  * ''période du ... au ...'' par défaut, ''Lesahr<sup>web</sup>'' écrit la date de l'absence, qui conviendra dans la plupart des cas. Si l'élève s'est absenté pour plusieurs jours, la date de début se note sur la 1<sup>re</sup> ligne, la date de fin sur la 2<sup>e</sup>. +  * ''période du ... au ...'' : par défaut, ''Lesahr<sup>web</sup>'' écrit la date de l'absence, qui conviendra dans la plupart des cas. Si l'élève s'est absenté pour plusieurs jours, la date de début se note sur la 1<sup>re</sup> ligne, la date de fin sur la 2<sup>e</sup>. 
-  * ''Motif'' pour noter ceux prévus, et fixés, par la Fédération Wallonie-Bruxelles, soit :+  * ''Motif'' : pour noter ceux prévus, et fixés, par la Fédération Wallonie-Bruxelles, soit :
     * A pour absent, c'est-à-dire que la justification fournie n'est pas valide, ou qu'aucune justification n'a été fournie     * A pour absent, c'est-à-dire que la justification fournie n'est pas valide, ou qu'aucune justification n'a été fournie
     * M pour malade, avec certificat médical si l'absence est de 3 jours au moins ;     * M pour malade, avec certificat médical si l'absence est de 3 jours au moins ;
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 Ces lettres seront reportées par les professeurs sur les registres de fréquentation. Ceci était en vigueur au moment de la rédaction de cette documentation (jui-aou 2021). La Fédération Wallonie-Bruxelles pourrait donner d'autres consignes. Ces lettres seront reportées par les professeurs sur les registres de fréquentation. Ceci était en vigueur au moment de la rédaction de cette documentation (jui-aou 2021). La Fédération Wallonie-Bruxelles pourrait donner d'autres consignes.
  
-  * ''Explications'' pour donner une information plus détaillée, reprises sur les rapports et relevés aux professeurs +  * ''Explications'' : pour donner une information **utile**, reprise sur les rapports et relevés aux professeurs. Par **utile**, il faut entendre tout élément pertinent qui sort des cadres communs. Prenez aussi en considération la nature confidentielle de certaines explications, à ne pas divulguer dans ce cas! 
-  * ''Numéro du document'' prévu pour la gestion des documents justificatifs fournis (voir ci-dessous) +  * ''Numéro du document'' : prévu pour la gestion des documents justificatifs fournis (voir ci-dessous) 
-  * ''Uniquement valable pour CE cours''  si cette case est cochée, ''Lesahr<sup>web</sup>'' reportera les données **uniquement** pour le cours indiqué. En effet, nous pouvons imaginer un élève violoniste avec un poignet dans le plâtre, tout à fait capable de suivre le cours de formation musicale, mais bien entendu empêché de suivre le cours de violon. Dans ce cas, la justification d'absence ne concerne que le cours de violon.+  * ''Uniquement valable pour CE cours'' :  si cette case est cochée, ''Lesahr<sup>web</sup>'' reportera les données **uniquement** pour le cours indiqué. En effet, nous pouvons imaginer un élève violoniste avec un poignet dans le plâtre, tout à fait capable de suivre le cours de formation musicale, mais bien entendu empêché de suivre le cours de violon. Dans ce cas, la justification d'absence ne concerne que le cours de violon.
  
 __À noter__  __À noter__ 
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 Ils sont empilés dans un classeur, le numéro le plus petit en premier. Ils sont empilés dans un classeur, le numéro le plus petit en premier.
  
-L'avantage de la méthode est que la manipulation des documents est réduite : +L'avantage de la méthode est que la manipulation des documents est réduite (pas de classement alphabétique, pas d'intercalaire ou chemise par élève) : 
-  * numéroter +  - numéroter 
-  * encoder +  - encoder 
-  * empiler+  - empiler
  
 Au dos des classeurs, il suffit de noter la séquence des numéros apposés sur les documents, par exemple : Au dos des classeurs, il suffit de noter la séquence des numéros apposés sur les documents, par exemple :
Ligne 246: Ligne 249:
  
 Si le service de vérification, ou la direction, ou toute autre autorité habilitée, souhaite examiner un document : Si le service de vérification, ou la direction, ou toute autre autorité habilitée, souhaite examiner un document :
-  * recherche sur l'élève concerné +  * recherche sur l'élève concerné, en fonction de la date ou de la période d'absence 
-  * lecture du numéro attribué au document justificatif, en fonction de la date ou de la période d'absence+  * lecture du numéro attribué au document justificatif
   * recherche du classeur contenant le document, en fonction de son numéro   * recherche du classeur contenant le document, en fonction de son numéro
   * recherche du document   * recherche du document
   * CQFD   * CQFD
  
gestion_eleves_absences.1625571670.txt.gz · Dernière modification : de christian.lalune