Différences

Ci-dessous, les différences entre deux révisions de la page.

--- admin_conf_communication [27/06/2021 16:01] – créée LesahrWeb
+++ admin_conf_communication [25/07/2021 09:49] (Version actuelle) – [Modèle de mail • Confirmation de la demande d'inscription] christian.lalune
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-===== Administration du système : configuration de la communication (modèles de mails,…) =====
+===== Administration du système : configuration de la communication (modèles de mails …) =====
+Il s'agit ici de définir le ''sujet'' et le ''contenu'' des mails adressés aux élèves. Dans ces deux rubriques, il est possible d'utiliser des **macro-mots** qui seront remplacés par des valeurs précises, par exemple les nom, prénom et matricule de l'élève.
+Les **macro-mots** sont soit :
+  * réservés au ''sujet'' de la communication
+  * réservés au ''contenu'' (corps) de la communication
+Ils peuvent être soit :
+  * généraux, c'est-à-dire utilisables dans tous les modèles de communication
+  * particuliers à un modèle de communication
+''Lesahr<sup>web</sup>'' affiche ceci très clairement sur l'écran.
+__Conseil__ : pour éviter les erreurs, copiez le macro-mot de la liste, puis collez-le dans la rubrique ''sujet'' ou ''contenu''.
+**ATTENTION** : La réception d'un mail n'est pas toujours optimale car les logiciels de messagerie ont tendance à diriger vers les SPAMS les messages avec document PDF annexé ou ceux commençant par une adresse info@… Il semble judicieux de donner, à l'élève ou au(x) responsable(s), le conseil de créer une boîte aux lettres au nom de l'établissement, associée à une règle qui range automatiquement les mails adressés par l'établissement.
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+==== Vocabulaire général pour le publipostage ====
+C'est la liste des **macro-mots** utilisables dans tous les modèles de communication.
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+==== Modèle de mail • Envoi de l'annexe G ====
+L'annexe G est la fiche d'inscription telle qu'imposée par la Fédération Wallonie-Bruxelles. Dans [[gestion_inscriptions|Gestion des inscriptions]], la commande **[**<html><font color="red">&nbsp;Envoyer la fiche élève par mail&nbsp;</font></html>**]** permet :
+  * de générer l'annexe G au format PDF
+  * d'annexer ce document à un mail adressé à l'élève, pour autant bien sûr qu'une adresse mail soit enregistrée
+  * d'envoyer le mail
+Vous réglez, dans votre style ou celui défini par l'établissement, les ''sujet'' et ''contenu''. Les **macro-mots** seront remplacés par les valeurs correspondantes de la fiche élève, ou celles de l'institution.
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+==== Modèle de mail • Virement ====
+Vous réglez ici les textes appropriés à l'envoi d'un virement. ''Lesahr<sup>web</sup>'' peut écrire le solde à payer (Il serait indélicat de réclamer un montant indu). Le solde à payer est évidemment fonction de l'encodage des paiements. L'encodage devrait être à jour et vérifié.
+Dans [[gestion_inscriptions#Édition d'une inscription|Édition d'une inscription]], la commande **[**<html><font color="red">&nbsp;Envoyer le virement par mail&nbsp;</font></html>**]** rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.
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+==== Modèle de mail • Relance des paiements ====
+Comme le modèle précédent, mais dans un contexte différent. Il est d'usage de "mettre des gants" (les erreurs d'encodage, les oublis ... existent) tout en se montrant plus ferme.
+Dans [[gestion_inscriptions#Édition d'une inscription|Édition d'une inscription]], la commande **[**<html><font color="red">&nbsp;Envoyer la relance par mail&nbsp;</font></html>**]** rédigera un mail en fonction du modèle défini ici.
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+==== Modèle de mail • Confirmation de la demande d'inscription ====
+Dans le cadre d'une inscription "en ligne" (voir [[admin_conf_globale#Inscriptions 2.0|Administration du système : configuration globale de l'application, Inscriptions 2.0]]), ''Lesahr<sup>web</sup>'' compose un mail à partir de ce modèle. Le mail est envoyé :
+  * à l'élève (à toutes les adresses mails notées dans sa fiche signalétique)
+  * à l'établissement, à l'adresse renseignée dans ''e-mail général'' (voir [[admin_conf_globale#Informations relatives à l'école|Coordonnées]]).
+Il important de prévoir, dans ''contenu'', toutes les informations dont le secrétariat aura besoin pour **inscrire** l'élève. Les **macro-mots** y pourvoient.